CRM in actie bij ROTEAM, een van de grootste spelers in industriële platte daken in België

Van Excel kluwen naar gestructureerde prospectie

Hoe Roteam prospectie beheersbaar maakte met Archie CRM

Groei is fantastisch — tot je merkt dat je processen die groei niet meer volgen. Bij Roteam, één van de grootste spelers in industriële platte daken in België, werd dat punt bereikt. Wat ooit werkte met Excel, werd plots een rem op efficiëntie, samenwerking en commerciële slagkracht.

In deze businesscase gaan we in gesprek met Barbara, Sales & Technical Assistant bij Roteam. We vertellen over hoe zij de overstap maakte naar Archie CRM en zo tijd won, overzicht creëerde en prospectie eindelijk structureel kon aanpakken.

Wie is Roteam?

Roteam is een gespecialiseerd dakwerkersbedrijf, actief in industriële platte daken, zowel voor nieuwbouw als renovatieprojecten. Met een plaats in de top vijf van België werkt het bedrijf over het hele land samen met grote algemene aannemers.

• Nieuwbouw (projectmarkt): samenwerking met algemene aannemers, via aanbestedingen
• Renovatiemarkt: rechtstreekse samenwerking met bedrijven (vanaf ±1.000 m² dakoppervlak)

De uitdaging: groei + Excel = chaos

In amper zes jaar tijd groeide Roteam van enkele projecten per maand naar:

• 20 à 30 lopende projecten tegelijk
• Een jaaromzet van ongeveer 20 miljoen euro

Die groei werd echter nog steeds opgevolgd via één grote Excel-lijst. In die Excel-lijst werden projecten, prospecten en opvolging bijgehouden met verschillende kleurcodes en opmerkingen.

Gevolgen

Naarmate het aantal projecten en contacten toenam, werd het steeds moeilijker om overzicht te bewaren. Dat zorgde voor verschillende problemen.

Medewerkers wisten niet altijd wie met welke prospect bezig was, waardoor sommige contacten dubbel werden benaderd en andere helemaal niet.

Historiek van mails, afspraken en bezoeken ging verloren en prospectie gebeurde zonder vaste structuur of opvolging.

Waarom een CRM – en waarom Archie?

Roteam ging op zoek naar een CRM, maar met duidelijke voorwaarden:

• Niet te groot of complex
• Geen focus op boekhouding of offertes
• Wel: een duidelijke, gedeelde database
• Snel en intuïtief in gebruik

Archie CRM bleek het beste aan te sluiten bij die verwachtingen. Het systeem was overzichtelijk, flexibel aanpasbaar aan de praktijk van Roteam en vereiste geen zware opleiding.

Bovendien was de begeleiding persoonlijk en de ondersteuning snel en rechtstreeks, zonder lange wachttijden of anonieme ticketsystemen.

Van Excel naar structuur: de implementatie

De overstap begon niet van nul — er was een gigantische Excel-historiek.

Die werd stap voor stap omgezet naar Archie CRM.

Wat daarbij opviel:

• De implementatie verliep vlot en realistisch gepland
• Nieuwe inzichten kwamen gaandeweg (zoals extra mailadressen, labels, velden)
• Archie werd aangepast aan hoe Roteam écht werkt

Vandaag zijn contactpersonen, notities, activiteiten en mailcorrespondentie per dossier raadpleegbaar, zonder dat er nog gezocht moet worden in aparte mappen of mailboxen.

“Als ik bel of mail, is het meteen opgelost. Dat maakt een wereld van verschil.”

Slimmere marketing en prospectie

Met een centrale database werd ook marketing eindelijk haalbaar.

Een concreet voorbeeld:

• binnenkort worden 5.000 ‘Spaarvarkentjes’, gericht verstuurd
• de selectie gebeurt op basis van sector (bv. transportbedrijven)
• de opvolging via tags: wie kreeg wat, en wanneer?

Wat vroeger onmogelijk was in Excel, is nu een kwestie van enkele klikken.

De grootste winst: tijd en rust

Als je Roteam vandaag vraagt wat Archie CRM hen oplevert, is het antwoord helder:

Tijd. Overzicht. Rust.

Hoewel de hoeveelheid data in korte tijd verdubbelde, bleef het beheer overzichtelijk en beheersbaar. Prospecten, klanten en projecten zijn altijd snel terug te vinden en iedereen werkt in hetzelfde systeem.

Dat zorgt niet alleen voor efficiëntie, maar ook voor rust en vertrouwen binnen het team, en creëert ruimte om verder te groeien.

Archie CRM aanrader voor andere organisaties?

Zonder twijfel.

“Als iemand mij vertelt dat ze alles nog in Excel doen, zeg ik meteen: er bestaat een veel makkelijker systeem.”

En ja — Archie CRM wordt ondertussen ook spontaan aanbevolen binnen het netwerk.